Come Usare Trello. Esempi pratici in azienda.

Uno degli sbagli più diffusi è pensare che il semplice sia facile, il complesso difficile. Quasi sempre è proprio vero il contrario.

Ovidio lo scrisse duemila anni fa.

“La semplicità, è cosa rarissima ai nostri tempi”.

Per questo motivo all’interno di InventivaShop si investe tanta energia per rendere le cose semplici, la tecnologia non può che essere l’alleato più fidato.

Usare Trello è la chiave “semplice” per incrementare il processo organizzativo, rendendolo più dinamico e produttivo. A introdurne le sue principali funzioni sarà il nostro responsabile di reparto produzione.

Ho ancora il ricordo di centinaia e centinaia di post-it e scartoffie sulle scrivanie, che passavano da un ufficio all’altro, da un collega all’altro al fine di non tralasciare nulla. Agende piene di date da rispettare, tempi di produzione da organizzare e nulla da dimenticare! Eravamo un’azienda giovane ma avevamo già chiara l’idea di semplificare le cose! Di sicuro di lì a breve, qualcosa sarebbe cambiato.

La scoperta di Trello in azienda

Nell’anno 2016 abbiamo scoperto Trello, che ci ha letteralmente sorpresi perché le sue “bacheche” avevano le stesse sembianze dei nostri post-it cartacei, ma in modo davvero evoluto.

Per garantire la massima resa di ogni lavoro, abbiamo elaborato il nostro sistema affidandoci a Trello, che si sintetizza in due concetti: ridurre i tempi di pianificazione e ottimizzare la qualità dei prodotti.

Nulla di più semplice ma, in pratica, come ci si organizza al meglio?

Trello: tempo, comunicazione, controllo

sono le coordinate grazie alle quali l’azienda segue la sua rotta.

Tempo: usare Trello e le sue schede per ottimizzare i tempi da rispettare

Ogni qual volta il nostro e-shop riceve un ordine o è in cantiere lo sviluppo di nuove idee, in ambito produttivo, scandiamo il tempo non tanto come minuti che si intercorrono, ma più precisamente, come “Lead time” – “Tempo di attraversamento”. E’ necessario gestire al meglio i tempi e le priorità:

All’interno delle schede puoi fissare le date di scadenza e dare priorità ad ogni lavorazione.

Come?

Quando installi trello per la prima volta, di default, all’interno della scheda non troverai queste funzioni ! Ma sarai libero di installarle .

Clicca su campi personalizzati e aggiungine uno nuovo. Potrai scegliere dalla lista il tipo di campo desiderato: Casella di controllo, Data, Elenco a discesa, Numero e Testo.

Per inserire il campo Priorità noi abbiamo scelto il tipo: Elenco a discesa. All’interno di Elenco a discesa abbiamo inserito le seguenti Opzioni: Alta, media e bassa.

Grazie alle schede di Trello, noi mettiamo in pratica questo concetto, come una vera e propria catena di montaggio:

1) Valutiamo il flusso degli ordini presenti sul gestionale, in modo tale da poter organizzare il lavoro al meglio evitando scomodi fermo macchina;

2) Cataloghiamo ordini simili tra di loro, così da lavorare più prodotti in maniera simultanea classificandoli per macchinari;

3) Risolviamo problematiche di diversa natura, non interrompendo mai la produzione;

4) Manteniamo costante il numero di prodotti finiti per non entrare mai in situazioni di stallo.

Rispettare questi punti, ci permette di rendere costante il lavoro e, soprattutto, di arginare deleteri cali di produttività.

Comunicazione: la gestione delle riunioni e della chat con Trello

Tra le varie tecniche di comunicazione della nostra azienda, Trello ricopre un ruolo abbastanza decisivo.

Nel tempo, ci siamo resi conto che, per quanto possa essere basilare comunicare all’interno di un rapporto lavorativo, questo non è affatto semplice in un team composto da più persone.

Sviluppiamo e programmiamo le attività di comunicazione in due branche: la gestione delle riunioni e la gestione delle notifiche tramite la “chat” di Trello.

Gestione delle riunioni

Le riunioni si riassumono in incontri dello staff, al fine di condividere le idee sviluppate da ognuno. Trello è un ottimo strumento per l’organizzazione delle riunioni aziendali, grazie a Calendar.

Calendar,  con le sembianze di un classico calendario,  permette di organizzare le riunioni aziendali prefissandone la data e i temi da trattare.

Calendar di trello

Come fare ad inserire il calendario sulla bacheca di Trello?

Ad oggi la versione free, permette l’inserimento dello strumento calendario all’interno di una sola bacheca. Ma come fare ad inserirlo?  Semplice:

1.  Scegli la bacheca alla quale vuoi inserire il calendario
2. Clicca sul menù in altro a destra
3. Cliccare su Power Up

Come installare Calendar su Trello

Una volta installato Calendar di Trello, sarà disponibile nella parte superiore della bacheca. Aperto il calendario fissate il giorno sulla quale volete inserire una nuova scheda e finalmente specificarne i temi da affrontare durante la vostra riunione.

Trello lo strumento per gestire le tue riunioni

L’organizzazione delle riunioni è solo uno dei tanti possibili “impegni aziendali” da gestire. Trello permette di pianificare molteplici attività lavorative all’interno della vostra azienda. Ogni reparto può organizzare le bacheche a seconda delle proprie esigenze e scadenze.

La possibilità di collegare tutti gli account dello staff ad un’unica “board” di Trello, permette di poter interagire gli uni con gli altri gestendo e pianificando al meglio i carichi di lavoro e i progressi lavorativi.

“Chat” di Trello

All’interno delle schede di Trello, esistono delle vere e proprie chat per comunicare, è possibile, usare gli strumenti basic o quelli più avanzati nella versione Business di Trello.

Nella versione basic la comunicazione fra colleghi può avvenire attraverso la menzione che invia una notifica al collega citato mediante lo strumento chiocciolina.

Citazione di Trello in una scheda

Come già detto è possibile installare anche chat più avanzate come Google Hangouts, con tutte le sue funzioni e il suo potenziamento “Hangouts Chat Alerts“. Quest’ultimo vi consente di rimanere aggiornati sui progressi di qualsiasi scheda Trello inviando aggiornamenti alla chat di Hangouts quando si verificano attività su schede, liste e bacheche Trello. Ottenere il flusso completo degli avvisi in Chat, o selezionarli in base alle esigenze specifiche del vostro team. Ci sono  alcuni avvisi personalizzati che possono tenere lo staff sempre al corrente: vedere quando qualcuno si aggiunge a una bacheca o ne assegna una a te; vedere quando i progetti avanzano attraverso le schede “Da fare” a “Fatto”; premiare i successi aziendali monitorando il termine dei progetti prima o entro le scadenze prefissate.

Controllo: qualità dei prodotti e del rendimento produttivo

Come responsabile di produzione, mi occupo del controllo qualitativo: mi assicuro che il prodotto finito sia conforme ai requisiti espressi dal cliente, effettuando tutti i test necessari. Il controllo qualità può essere eseguito in momenti diversi: all‘ingresso delle materie prime, per controllarne l’adeguatezza; durante la lavorazione o prima dell’imballaggio.

Inoltre grazie al nostro servizio di Customer Satisfaction accogliamo segnalazioni e feedback dai clienti, nel momento in cui il prodotto risulta definitivamente installato. Anche Trello in questo caso svolge il suo ruolo, ma non da solo! Installando il modulo SurveyMonkey è possibile gestire ed analizzare i sondaggi e le opinioni ricevute.  Alla voce Analizza risultati potrai studiare le domande ricevute, confrontandole e filtrandole. Filtrare la statistica di SurveyMonkey restituisce un risultato che è la chiave per agire e migliorare.

SurveyMonkey è anche strumento di sondaggio fra le risorse umane presenti in produzione e rivolto alla loro soddisfazione.  Una costante crescita aziendale è parallela ad uno stato di benessere dei lavoratori. La soddisfazione sul lavoro è una condizione rara da trovare e, soprattutto, da mantenere. Non è solamente legata ad una buona retribuzione, ma a principi come la trasparenza in quello che si può migliorare, la promozione di un clima positivo e propenso verso le esigenze del singolo, facendolo sentire parte viva dell’azienda. Tutto questo rende Inventiva Pubblicitaria una seconda famiglia.

SurveyMonkey

Usare Trello è lavorare in armonia

“Noi siamo quello che facciamo ripetutamente. Perciò l’eccellenza non è un’azione, ma un’abitudine.”

(Aristotele)

Anche tu usi Trello? Suggeriscici nei commenti cosa organizzi e pianifichi con Trello.